Information über die
Erhebung personenbezogener Daten nach Art. 13, 14 DSGVO
Sehr geehrte Damen und
Herren,
wir, die Vitos Akademie
(im Folgenden „wir“), möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung
Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung
unserer Web-Akademie informieren.
Wir nutzen die
Web-Akademie zur Durchführung von Online-Seminaren, Online-Kursen,
Online-Lehrgängen, Blended-Learning Angeboten, Web Based Trainings und
sonstigen Online-Bildungsangeboten.
Hinweis: Grundsätzlich gilt für die Vitos Web-Akademie
die Konzern-Datenschutzrichtlinie des Vitos-Konzerns, besonders im Umgang mit
vertraulichen Informationen, die nur für einen bestimmten Nutzerkreis bestimmt
sind. Jede/r Mitarbeiter/in des Vitos-Konzerns erklärt sich mit der aktuell
gültigen Konzern-Datenschutz- und IT-Sicherheitsrichtlinie einverstanden. Diese
Nutzungsbedingungen sind Bestandteil der Konzernbetriebsvereinbarung zur
Web-Akademie.
1.
Wer ist für die
Verarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?
Verantwortlicher für die
Datenverarbeitung ist die Vitos gGmbH, speziell die
Vitos Akademie, Licher
Straße 104, 35394 Gießen
Tel: 06 41 ‐
94 37 50, E-Mail: info@vitos-akademie.de
Unsere Datenschutzbeauftragte
erreichen Sie unter datenschutz@vitos.de.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte auch https://www.vitos.de/legal-information/datenschutz.
2.
Welche
personenbezogenen Daten werden bei der Nutzung der Web-Akademie verarbeitet?
Für die
Nutzung der Web-Akademie werden zunächst grundsätzlich die für die Durchführung
der Veranstaltungen erforderlichen Daten (Vor- und Nachname, ggf. Titel,
Emailadresse, ggf. Beruf/Funktion) erhoben und verarbeitet. Je nach
Tätigkeitsort kann ggf. auch Ihre private IP-Adresse erhoben und verarbeitet
werden.
Je nach
Funktion bzw. Nutzung der Web-Akademie werden weitere Daten verarbeitet, im
Folgenden werden daher kurz die Funktionen aufgelistet:
Datenspeicherung
von Autoren
Sofern Sie
Inhalte in der Web-Akademie einstellen oder bearbeiten, werden Sie als zugehörige/r
Autor/in des Inhalts gespeichert (Name, Vorname, Datum der Speicherung des
Inhaltes). Die Inhalte bleiben grundsätzlich für die Lebensdauer der Vitos
Web-Akademie erhalten. Ein Inhalt kann jedoch von globalen und lokalen
Administratoren (z. B. wegen gesetzlicher Verpflichtungen) gelöscht werden.
Mit Löschung
Ihres Profils in der Web-Akademie und insbesondere, wenn ein/e Mitarbeiter/in
den Vitos Konzern verlässt, werden Ihre personenbezogenen Autoreninformationen
(Name, Vorname) zu einem Inhalt entfernt. Das heißt, „Name“ und „Vorname“
werden aus den Informationen entfernt. Die eingestellten Inhalte verbleiben
weiter in der Vitos Web-Akademie, sind Ihnen jedoch nicht mehr zuordenbar.
Benutzerkonto
in der Web-Akademie
In der Web-Akademie
wird zur Nutzung des Portals ein Benutzerkonto für Sie angelegt.
Wenn Sie Mitarbeiter/in des Vitos-Konzerns sind, beinhaltet dies insbesondere Ihren
Benutzernamen/Personalnummer, Name, Vorname und Titel, ggf. Zugehörigkeit zu
einer Vitos Gesellschaft, Betriebsstätte, Dienstart, Mandantennummer,
IBF-Gruppe, E-Mail-Adresse. Die Anlage des Benutzerkontos erfolgt durch einen
regelmäßigen Import der Benutzerdaten aus dem HR-System LOGA.
Sofern Sie extern/e
Teilnehmer/in sind, werden zunächst lediglich Ihr Name, Vorname und Ihre E-Mail-Adresse
für Ihr Benutzerkonto in der Web-Akademie verarbeitet und gespeichert.
Zudem können Sie auch selbst weitere Daten in Ihrem Benutzerkonto freiwillig
hinterlegen. In
diesem Fall sind Sie zur wahrheitsgemäßen Eingabe verpflichtet. Ihre selbst angelegten
Daten können Sie, ebenso wie die Administratoren der Web-Akademie, jederzeit in
Ihrem Profil in der Web-Akademie einsehen und auch Änderungen vornehmen sowie
die Daten löschen.
Für diesen Bereich greifen die gleichen Mechanismen wie für alle anderen
Bereiche der Vitos Web-Akademie. Jede/r Mitarbeiter/in kann beim Ausscheiden
aus dem Unternehmen selbst seine Angaben im persönlichen Mitarbeiterprofil
löschen.
Meine Kurse
Unter „Meine
Kurse“ werden für Sie Seminare und Unterlagen bereitgestellt. Sofern Sie
Seminare absolviert haben und am Ende ein Test absolviert wird, wird Ihnen ein
Zertifikat über die erfolgte Teilnahme sowie Geltungsdauer des Zertifikats
erteilt. Die Tests können Sie beliebig oft wiederholen, ohne dass weder wir
noch ein Vorgesetzter Einblick in die Anzahl und Ergebnisse nehmen können. Lediglich
die erfolgte Absolvierung kann jedoch, sofern Sie Mitarbeiter/in des
Vitos-Konzerns sind, von den jeweiligen IBF-Beauftragten Ihrer Einrichtung
eingesehen werden. Zudem können anonyme Statistiken abgerufen werden.
Datenübergabe
an Suche
Die
hochgeladenen Inhalte eines Nutzers/einer Nutzerin sind über die in der
Web-Akademie-Suche verfügbaren Mittel recherchierbar. Dies gilt nur solange die
Inhalte in der Vitos Web-Akademie gespeichert sind. Berechtigungen, welche die
Sichtbarkeit von Inhalten auf einen spezifizierten Nutzerkreis einschränken,
werden berücksichtigt.
3.
Aus
welchen Quellen erhalten wir Ihre Daten?
Sofern
Sie Mitarbeiter/in des Vitos-Konzerns sind, erhalten wir Ihre Daten durch die
jeweilige für Sie zuständige Personalabteilung bei Ihrer Einstellung übermittelt
und durch einen Abgleich mit LOGA.
Sofern
Sie externe/r Teilnehmer/in sind, erhalten wir Ihre Daten aufgrund Ihrer
Anmeldung zu einem Kurs oder einer Veranstaltung.
4.
Für
welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezogenen
Daten verarbeitet?
Grundsätzlich
verarbeiten wir und ggf. unsere Kooperationspartner (s. Punkt 5.) Ihre
personenbezogenen Daten zum Zwecke der Registrierung und Nutzung unserer
Web-Akademie, insbesondere zur Anmeldung und Organisation Ihrer Kursteilnahme
(vgl. AGB) und zur Abwicklung der veranstaltungsrelevanten Vorgänge (z. B.
Anmeldung, Anmeldebestätigung, Änderungsmitteilungen für die geplante
Veranstaltung, Zertifikatserstellung und die Rechnungsstellung).
Die
Zwecke der Datenverarbeitung richten sich im Einzelnen nach der konkreten
Vertragsbeziehung oder der konkreten Beauftragung. Die Berechtigung zur
Datenverarbeitung ergibt sich in aller Regel aus dem jeweiligen geschäftlichen
Verhältnis, in dem wir mit Ihnen in Verbindung stehen. Dies kann z. B. ein
Vertrag zu einer bestehenden Geschäftsbeziehung, eine Vereinbarung,
Kooperation, eine vorvertragliche Anbahnung oder eine gesetzliche Verpflichtung
sein. Die Verarbeitung ist grundsätzlich zur Erfüllung des Vertrages oder zur
Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Grundlage Ihrer
Anfrage oder Anmeldung erfolgen.
Sofern
Sie Beschäftigte/r des Vitos-Konzerns sind, erfolgt die Datenverarbeitung zur
Durchführung Ihres Beschäftigtenverhältnisses, zur Sicherstellung der Erfüllung
rechtlicher Verpflichtungen durch den Arbeitgeber (hier Verpflichtung zu Schulungsmaßnahmen
und Fortbildung) und zur Durchführung innerdienstlicher organisatorischer
Maßnahmen.
Soweit
erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des
Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Dies
erfolgt u.a. zu Zwecken der allgemeinen Geschäftssteuerung, zur Auswertungen
von Statistiken und Befragungen sowie ggf. zur Geltendmachung rechtlicher
Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten. Wir haben ein berechtigtes Interesse an
der effizienten Aufgabenerfüllung, an der Erstellung und Auswertung von
Statistiken/Befragungen zur Verbesserung unseres Angebots und an der Vermeidung
von Rechtsrisiken. Sofern erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten, wenn uns ein
Gesetz oder rechtliche Verpflichtung dies vorgibt, z. B. durch Gewerbeordnung
oder Handelsgesetz. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören daher neben der
Organisation Ihrer Kursteilnahme auch die Durchsetzung unserer allgemeinen
Geschäftsbedingungen, Verwaltung unseres Geschäfts und die Verarbeitung zur
Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Dokumentationspflichten.
Soweit
es der konkrete Zweck gestattet, verarbeiten wir Ihre Daten pseudonymisiert
oder anonymisiert, bspw. im Rahmen der Erstellung anonymer Auswertungen.
5.
Wer
bekommt Ihre Daten?
Wir
geben Ihre personenbezogenen Daten nur dann weiter, wenn dies zur Erfüllung des
Zwecks bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses erforderlich ist,
gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, uns Ihre Einwilligung vorliegt oder wir
zur Erteilung einer Auskunft befugt sind.
Zur
Vorbereitung und Durchführung des Seminars/der Veranstaltung geben wir Ihre
Daten ggf. an die jeweiligen Referenten oder Kooperationspartner weiter, sofern
es zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Ferner erhalten die IBF-Beauftragten
des Vitos-Konzerns Zugriff auf die Daten der Mitarbeitenden ausschließlich aus
der entsprechenden Vitos-Gesellschaft, um Auswertungen über absolvierte und
noch nicht absolvierte Schulungen zu generieren. Bei Abrechnung über Ihren
Arbeitgeber geben wir Ihre Daten und erfolgte Teilnahme an diesen weiter.
Ebenso
bedienen wir uns zur Abrechnung und Durchführung der Schulungen Softwaredienstleistern
und IT-Systemen. Diese
werden als Auftragsverarbeiter für uns tätig und sind vertraglich dazu
verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln.
6.
Gibt
es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Sofern
wir Ihre personenbezogenen Daten nicht erhalten, können Sie die Inhalte unserer
Web-Akademie nicht nutzen. Auch ist ohne die Bereitstellung Ihrer
personenbezogenen Daten die Erfüllung unserer Vertragspflichten, bspw. die
Abrechnung, unmöglich.
Sofern
Sie Beschäftigte/r des Vitos Konzerns sind, müssen Sie im Rahmen des
Arbeitsverhältnisses diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für
die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Arbeitsbeziehung und zur
Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder
zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir
in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen zu schließen oder
diesen auszuführen. Sofern eine Datenverarbeitung auf einer Einwilligung
beruht, erfolgt dies ausdrücklich auf freiwilliger Basis ohne Auswirkungen auf
das bestehende Beschäftigungsverhältnis.
7.
Wie
lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir
verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die
Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.
Die
Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten erfolgt, wenn Sie eine
Einwilligung zur Speicherung widerrufen, wenn die Daten zur Erfüllung des mit
der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich sind oder wenn ihre
Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist. Soweit eine
gesetzliche Aufbewahrungsfrist dies anordnet, werden Daten nicht gelöscht,
sondern für anderweitige Nutzungen gesperrt. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6
Abs. 1 Satz 1 c DSGVO. Anonymisierte Daten werden nicht zwingend gelöscht.
Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse von uns oder einem
Dritten erfolgt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses
Interesse nicht mehr besteht. Hierbei gelten die genannten Ausnahmen. Gleiches gilt
für die Datenverarbeitung aufgrund einer erteilten Einwilligung. Sobald diese
Einwilligung für die Zukunft durch Sie widerrufen wird, werden die
personenbezogenen Daten gelöscht, es sei denn es besteht eine der genannten
Ausnahmen.
Sofern
Sie Beschäftigte/r des Vitos-Konzerns sind, wird Ihr Account nach Beendigung
des Beschäftigungsverhältnisses mit dem Tag des Ausscheidens inaktiv
geschaltet. Die Löschung des Benutzerkontos und Profils erfolgt spätestens
zwölf Monate nach Ausscheiden aus dem Unternehmen. Sofern Sie externe/r
Teilnehmer/in sind, ist Ihr Benutzerkonto zeitlich begrenzt und wird spätestens
zwölf Monate nach Deaktivierung gelöscht.
8.
Welche
Datenschutzrechte haben Sie?
Jede betroffene Person hat
das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art.
16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf
Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung
nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.
Sofern die Verarbeitung von
Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO
berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit
zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft
wirkt. Nicht davon betroffen sind Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt
sind. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung
gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen.
Beschwerde bei der
Aufsichtsbehörde wegen Datenschutzverstößen
Darüber hinaus besteht ein
Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn
Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht
rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen
verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.
Die für uns
zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz:
Der Hessische
Beauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Recht auf Widerspruch gegen unzumutbare
Datenverarbeitung, Art. 21 DSGVO
Soweit
die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das
Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit
Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen.
Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht
mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die
Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten
überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder
Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.
Durch Ihre Anmeldung nehmen Sie
dieses Informationsschreiben zur Kenntnis.
Stand 23.03.2022