Nutzungsvereinbarung

Informationen zum Datenschutz gem. Art. 13, 14 DSGVO für die Nutzung der Web-Akademie

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir, die Vitos Akademie (im Folgenden „wir“), möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Web-Akademie informieren.

Wir nutzen die Web-Akademie zur Durchführung von Online-Seminaren, Online-Kursen, Online-Lehrgängen, Blended-Learning Angeboten, Web Based Trainings und sonstigen Online-Bildungsangeboten (nachstehend Online-Seminare).

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns sehr wichtig. Nach der DSGVO sind wir dazu verpflichtet, Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie Ihre diesbezüglichen datenschutzrechtlichen Rechte zu informieren.

Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informiert sind, nehmen Sie bitte die nachstehenden Informationen zu Kenntnis.

     1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Die Vitos gGmbH, speziell die:

Vitos Akademie
Licher Straße 104,
35394 Gießen,
Tel: 06 41 ‐ 94 37 50,
E-Mail: info@vitos-akademie.de,

ist verantwortlich für die Verarbeitung und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten.

 

     2. Wie lauten die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten?

Bei Fragen zur Datenverarbeitung und zum Datenschutz können Sie sich an unsere/n Datenschutzbeauftragte/n wenden:

datenschutz@vitos.de

 

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte auch: https://www.vitos.de/legal-information/datenschutz

     3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?

Grundsätzlich verarbeiten wir und ggf. unsere Kooperationspartner (s. Punkt 5.) Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Registrierung und Nutzung unserer Web-Akademie, insbesondere zur Anmeldung und Organisation Ihrer Kursteilnahme (vgl. AGB) und zur Abwicklung der veranstaltungsrelevanten Vorgänge (z. B. Anmeldung, Anmeldebestätigung, Änderungsmitteilungen für die geplante Veranstaltung, Zertifikatserstellung und die Rechnungsstellung).

Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich im Einzelnen nach der konkreten Vertragsbeziehung oder der konkreten Beauftragung. Die Berechtigung zur Datenverarbeitung ergibt sich in aller Regel aus dem jeweiligen geschäftlichen Verhältnis, in dem wir mit Ihnen in Verbindung stehen. Dies kann z. B. ein Vertrag zu einer bestehenden Geschäftsbeziehung, eine Vereinbarung, Kooperation, eine vorvertragliche Anbahnung oder eine gesetzliche Verpflichtung sein. Die Verarbeitung ist grundsätzlich zur Erfüllung des Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Grundlage Ihrer Anfrage oder Anmeldung erfolgen.

Sofern Sie Beschäftigte/r des Vitos-Konzerns sind, erfolgt die Datenverarbeitung zur Durchführung Ihres Beschäftigtenverhältnisses, zur Sicherstellung der Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen durch den Arbeitgeber (hier Verpflichtung zu Schulungsmaßnahmen und Fortbildung) und zur Durchführung innerdienstlicher organisatorischer Maßnahmen.

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Dies erfolgt u.a. zu Zwecken der allgemeinen Geschäftssteuerung, zur Auswertungen von Statistiken und Befragungen sowie ggf. zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der effizienten Aufgabenerfüllung, an der Erstellung und Auswertung von Statistiken/Befragungen zur Verbesserung unseres Angebots und an der Vermeidung von Rechtsrisiken. Sofern erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten, wenn uns ein Gesetz oder rechtliche Verpflichtung dies vorgibt, z. B. durch Gewerbeordnung oder Handelsgesetz. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören daher neben der Organisation Ihrer Kursteilnahme auch die Durchsetzung unserer allgemeinen Geschäftsbedingungen, Verwaltung unseres Geschäfts und die Verarbeitung zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Dokumentationspflichten.

Soweit es der konkrete Zweck gestattet, verarbeiten wir Ihre Daten pseudonymisiert oder anonymisiert, bspw. im Rahmen der Erstellung anonymer Auswertungen.

     4. Welche Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet?

Wir nutzen das webbasierte Open Source Learning Management System ILIAS für unsere Vitos Web-Akademie. Für die Nutzung der Web-Akademie werden zunächst grundsätzlich die für die Durchführung der Online-Seminare erforderlichen Daten (Vor- und Nachname, ggf. Titel, Emailadresse, ggf. Beruf/Funktion) erhoben und verarbeitet. Je nach Tätigkeitsort kann ggf. auch Ihre private IP-Adresse erhoben und verarbeitet werden.

Je nach Funktion bzw. Nutzung der Web-Akademie werden weitere Daten verarbeitet, im Folgenden werden daher kurz die Funktionen aufgelistet:

Datenspeicherung von Autoren und Autorinnen
Sofern Sie Inhalte in der Web-Akademie einstellen oder bearbeiten, werden Sie als zugehörige/r Autor/in des Inhalts gespeichert (Name, Vorname, Datum der Speicherung des Inhaltes). Die Inhalte bleiben grundsätzlich für die Lebensdauer der Vitos Web-Akademie erhalten. Ein Inhalt kann jedoch von globalen und lokalen Administration (z. B. wegen gesetzlicher Verpflichtungen) gelöscht werden.

Mit Löschung Ihres Profils in der Web-Akademie und insbesondere, wenn ein/e Mitarbeiter/in den Vitos Konzern verlässt, werden Ihre personenbezogenen Autoreninformationen (Name, Vorname) zu einem Inhalt entfernt. Das heißt, „Name“ und „Vorname“ werden aus den Informationen entfernt. Die eingestellten Inhalte verbleiben weiter in der Vitos Web-Akademie, sind Ihnen jedoch nicht mehr zuordenbar.  

Benutzerkonto in der Web-Akademie

In der Web-Akademie wird zur Nutzung des Portals ein Benutzerkonto für Sie angelegt.
Wenn Sie Mitarbeiter/in des Vitos-Konzerns sind, beinhaltet dies insbesondere Ihren Benutzernamen/Personalnummer, Name, Vorname und Titel, ggf. Zugehörigkeit zu einer Vitos Gesellschaft, Betriebsstätte, Dienstart, Mandantennummer, IBF-Gruppe, E-Mail-Adresse, ggf. Personengruppenschlüssel. Die Anlage des Benutzerkontos erfolgt durch einen regelmäßigen Import der Benutzerdaten aus dem HR-System LOGA.

Sofern Sie extern/e Teilnehmer/in sind, werden zunächst lediglich Ihr Name, Vorname und Ihre E-Mail-Adresse für Ihr Benutzerkonto in der Web-Akademie verarbeitet und gespeichert.

Zudem können Sie auch selbst weitere Daten in Ihrem Benutzerkonto freiwillig hinterlegen. In diesem Fall sind Sie zur wahrheitsgemäßen Eingabe verpflichtet. Ihre selbst angelegten Daten können Sie, ebenso wie die Administratoren der Web-Akademie, jederzeit in Ihrem Profil in der Web-Akademie einsehen und auch Änderungen vornehmen sowie die Daten löschen. Für diesen Bereich greifen die gleichen Mechanismen wie für alle anderen Bereiche der Vitos Web-Akademie. Jede/r Mitarbeiter/in kann beim Ausscheiden aus dem Unternehmen selbst seine Angaben im persönlichen Mitarbeiterprofil löschen.

Meine Kurse
Unter „Meine Kurse“ werden für Sie Seminare und Unterlagen bereitgestellt. Sofern Sie Seminare absolviert haben und am Ende ein Test absolviert wird, wird Ihnen ein Zertifikat über die erfolgte Teilnahme sowie Geltungsdauer des Zertifikats erteilt. Die Tests können Sie beliebig oft wiederholen, ohne dass weder wir noch ein Vorgesetzter Einblick in die Anzahl und Ergebnisse nehmen können. Lediglich die erfolgte Absolvierung kann jedoch, sofern Sie Mitarbeiter/in des Vitos-Konzerns sind, von den jeweiligen IBF-Beauftragten Ihrer Einrichtung eingesehen werden. Zudem können anonyme Statistiken abgerufen werden.

Die Vitos Akademie stellt den Gesellschaften zu Nachweispflichten regelmäßig Übersichten der absolvierten Tests und Zertifizierungen zur Verfügung. Diese erfolgen aggregiert ohne Personenbezug. Sofern gesetzlich vorgeschrieben, erfolgen diese Auswertungen auch personalisiert.

Datenübergabe an Suche
Die hochgeladenen Inhalte eines Nutzers/einer Nutzerin sind über die in der Web-Akademie-Suche verfügbaren Mittel recherchierbar. Dies gilt nur solange die Inhalte in der Vitos Web-Akademie gespeichert sind. Berechtigungen, welche die Sichtbarkeit von Inhalten auf einen spezifizierten Nutzerkreis einschränken, werden berücksichtigt.

Online-Seminare
Einige Seminare der Vitos Akademie werden unterstützend in Form von Online-Seminaren durchgeführt. Hierfür bedient sich die Vitos gGmbH (Vitos Akademie) eines externen Anbieters (bspw. Avaya Spaces, Zoom), der im Rahmen der Auftragsverarbeitung für die Vitos Akademie tätig wird und auf die Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet wurde. Bei der Teilnahme an Online-Seminaren werden Ihre personenbezogenen Daten, insbesondere Ihre IP-Adresse sowie die von Ihnen bei der Teilnahme eingegeben Daten sowie ggf. auch Bild und Ton über das Internet übertragen. Aufzeichnungen von Veranstaltungen erfolgen nur nach Hinweis und mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung. Die Links zum Aufruf der Online-Seminare werden in der Vitos Web-Akademie im jeweiligen Benutzer-Konto unter „Meine Kurse“ veröffentlicht und können dort von den angemeldeten Teilnehmern aufgerufen werden. Weitere Informationen zu der Datenverarbeitung durch die externen Anbieter erhalten Sie in den jeweiligen Datenschutzhinweisen zu den Anbietern (bspw. abrufbar auf unserer Webseite www.vitos.de unter Datenschutz: https://www.vitos.de/legal-information/datenschutz und auch verlinkt in den jeweiligen Veranstaltungen).

 

Zugang zur Online-Bibliothek

Allen Vitos Mitarbeitenden in den Psychiatrie-Gesellschaften stehen unter der Portaloberfläche „Online-Bibliothek“ Datenbanken, eBooks sowie deutsch- und englischsprachige Fachzeitschriften online als E-Journals zur Verfügung. Darüber hinaus kann die medizinische Metasuche als Rechercheoberfläche genutzt werden, um die besten Suchergebnisse zu erzielen. Der Anbieter der Online-Bibliothek ist bfd buchholz-fachinformationsdienst.

Um die Nutzerfreundlichkeit zu erhöhen und Ihnen nutzergerechte Artikel und Zeitschriften in der Online-Bibliothek anzeigen zu können, werden über den Aufruf der Online-Bibliothek aus der Web-Akademie heraus automatisch persönliche Nutzerprofile erstellt. Die dafür notwendigen personenbezogenen Daten werden ausschließlich nach aktuellem Stand der Technik verschlüsselt von der Web-Akademie zur Online-Bibliothek übertragen.  

Server Logfiles

Wir erheben durch unseren Server Daten bei Ihrem Besuch unserer Online-Lernplattform. Diese Daten werden in einem sogenannten Server-Logfile gespeichert und umfassen solche Daten wie Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage, IP-Adresse. Wir nutzen die im Rahmen der Server-Logs erhobenen Daten nicht zur Identifizierung der betroffenen Personen. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Daten werden regelmäßig gelöscht.

Cookies

Die Web-Akademie bzw. das verwendete ILIAS-System nutzt Cookies. Hierbei handelt es sich um kleine Dateien, die Ihr Browser automatisch erstellt und die auf Ihrem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone o.ä.) gespeichert werden, wenn Sie unsere Lernplattform besuchen. Cookies richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an, enthalten keine Viren, Trojaner oder sonstige Schadsoftware.

In dem Cookie werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wir dadurch unmittelbar Kenntnis von Ihrer Identität erhalten.

Folgende Cookies werden von uns verwendet:

·       PHPSESSID – Enthält eine Session-ID
Speicherdauer: Session-Cookie. Das Cookie wird nach Ablauf der aktuellen Benutzersitzung gelöscht.
Zweck: wird verwendet, um eine/n Nutzer/in bzw. den Browser wiederzuerkennen, z. B. für „Ist User eingeloggt?“, „welche Sprache wurde ausgewählt?“.

·       ilClientId - Enthält den Namen des aktuellen ILIAS-Client (Mandanten)

Speicherdauer: Session-Cookie. Das Cookie wird nach Ablauf der aktuellen Benutzersitzung gelöscht.

Zweck: Über diesen Cookie wird dem Server mitgeteilt, welche Instanz der/die Nutzer/in angewählt hat und welche zur Verfügung gestellt werden soll.

Es handelt sich hierbei um Cookies, die zur Nutzung unserer Web-Akademie technisch notwendig sind. Eine Nutzung des ILIAS-Systems ohne den Einsatz von Cookies ist aus technischen Gründen nicht möglich. Die Rechtsgrundlage für den Einsatz der Cookies ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse in der Bereitstellung unserer Online-Lernplattform.

     5. Wer erhält Ihre Daten?

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur dann weiter, wenn dies zur Erfüllung des Zwecks bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses erforderlich ist, gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, uns Ihre Einwilligung vorliegt oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind.

Zur Vorbereitung und Durchführung des Seminars/der Veranstaltung geben wir Ihre Daten ggf. an die jeweiligen Referenten oder Kooperationspartner weiter, sofern es zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Ferner erhalten die IBF-Beauftragten des Vitos-Konzerns Zugriff auf die Daten der Mitarbeitenden ausschließlich aus der entsprechenden Vitos-Gesellschaft, um Auswertungen über absolvierte und noch nicht absolvierte Schulungen zu generieren. Bei Abrechnung über Ihren Arbeitgeber geben wir Ihre Daten und erfolgte Teilnahme an diesen weiter.

Unsere Vitos Web Akademie wird zudem extern gehostet. Wir bedienen uns dafür folgendem Hoster: Databay AG, Jens-Otto-Krag-Str. 11, 52146 Würselen, Deutschland

Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Webseite erfasst werden, werden somit auf den Servern unseres Hosters gespeichert. Hierbei kann es sich v. a. um IP-Adressen, Meta- und Kommunikationsdaten, Websitezugriffe und sonstige Daten, die über eine Website generiert werden, handeln. Das externe Hosting erfolgt im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Angebots einer Web-Akademie durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir haben einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit unserem Hoster geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlichen Vertrag, welcher gewährleistet, dass unser Hoster die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

Die Online-Bibliothek wird vom Anbieter bfd buchholz-fachinformationsdienst bereitgestellt.

Ebenso bedienen wir uns zur Abrechnung und Durchführung der Schulungen weiterer Softwaredienstleister und IT-Systemen. Diese werden ebenfalls als Auftragsverarbeiter für uns tätig und sind vertraglich dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln.

     6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. 

Die Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten erfolgt, wenn Sie eine Einwilligung zur Speicherung widerrufen, wenn die Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich sind oder wenn ihre Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist. Soweit eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist dies anordnet, werden Daten nicht gelöscht, sondern für anderweitige Nutzungen gesperrt. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 c DSGVO. Anonymisierte Daten werden nicht zwingend gelöscht. Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse von uns oder einem Dritten erfolgt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht. Hierbei gelten die genannten Ausnahmen. Gleiches gilt für die Datenverarbeitung aufgrund einer erteilten Einwilligung. Sobald diese Einwilligung für die Zukunft durch Sie widerrufen wird, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, es sei denn es besteht eine der genannten Ausnahmen.

Sofern Sie Beschäftigte/r des Vitos-Konzerns sind, wird Ihr Account nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses mit dem Tag des Ausscheidens inaktiv geschaltet. Die Löschung des Benutzerkontos und Profils erfolgt spätestens zwölf Monate nach Ausscheiden aus dem Unternehmen. Sofern Sie externe/r Teilnehmer/in sind, ist Ihr Benutzerkonto zeitlich begrenzt und wird spätestens zwölf Monate nach Deaktivierung gelöscht.

     7. Aus welchen Quellen stammen Ihre personenbezogenen Daten?

Sofern Sie Mitarbeiter/in des Vitos-Konzerns sind, erhalten wir Ihre Daten durch die jeweilige für Sie zuständige Personalabteilung bei Ihrer Einstellung übermittelt und durch einen Abgleich mit LOGA.

Sofern Sie externe/r Teilnehmer/in sind, erhalten wir Ihre Daten aufgrund Ihrer Anmeldung zu einem Kurs oder einer Veranstaltung.

     8. Wieso müssen Sie Ihre personenbezogenen Daten bereitstellen und welche Konsequenzen ergeben sich aus der Nicht-Bereitstellung?

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten nicht erhalten, können Sie die Inhalte unserer Web-Akademie nicht nutzen. Auch ist ohne die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten die Erfüllung unserer Vertragspflichten, bspw. die Abrechnung, unmöglich.

Sofern Sie Beschäftigte/r des Vitos Konzerns sind, müssen Sie im Rahmen des Arbeitsverhältnisses diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Arbeitsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen zu schließen oder diesen auszuführen. Sofern eine Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, erfolgt dies ausdrücklich auf freiwilliger Basis ohne Auswirkungen auf das bestehende Beschäftigungsverhältnis.

     9. Übermittlung Ihrer Daten in ein Drittland?

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an Stellen in Drittstaaten oder an internationale Organisationen übermittelt.

     10. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sie haben bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen die folgenden Rechte:

 

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).  Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO). Ferner steht Ihnen ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO). 

 

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde: Der Hessische Beauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden

Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen.

 

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an unsere/n Datenschutzbeauftragte/n wenden.

 

     11. Sonderfall automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling

 

Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte automatisiert zu bewerten, noch nutzen wir vollautomatisierte automatische Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO.